Actividades

• Diagrama del proceso

  
  

• Definición y actualización de un formato de documento oficial

  	El diseño o actualización de un formato de documento oficial es realizado por la Dirección de Servicios Académicos a solicitud de la Vicerrectoría de Normatividad Académica.
  	Una vez autorizado el diseño o cambio, la Vicerrectoría de Normatividad Académica emitirá el Correo Operativo [1] correspondiente
  	La Dirección de Servicios Académicos publicará el formato ( PDF) en el catálogo de Documentos oficiales. Este formato cuenta con contraseña y solo puede ser consultado por colaboradores de la Dirección de Servicios Académicos, Normatividad institucional y el Director de Servicios Escolares del Campus.
  	La Dirección de Servicios Académicos compartirá el boceto al proveedor a través de una carpeta exclusiva para este fin del entorno de Servicios Escolares.
  	Los cambios en los formatos entrarán en vigor hasta el siguiente período académico.

  
  Referencias
  [1] Correo operativo 
  
  
  

• Inventario físico

  
  

  	Cada semestre, durante las primeras dos semanas del mes de enero y  junio, el responsable de administración de documentos deberá realizar el levantamiento del inventario físico de documentos oficiales en resguardo del campus
  	Una vez terminado el inventario deberá cotejarse con las bitácoras del inventario de su campus en el entorno de Servicios Escolares.
  	En caso de existir discrepancias deberá identificar la causa de la discrepancia y realizar los ajustes necesarios en la bitácora del inventario dentro del Entorno de Servicios Escolares [1]
  	Es muy importante mantener el inventario actualizado y que los documentos vigentes más antiguos sean los que se utilicen para la graduación en turno. Primeras entradas, primeras salidas.

  
  Referencias
  [1] MSE_001 Manual de administración de la bitácora de inventario
  
  

• Definición de la necesidad de compra

  
  

  	Cada semestre durante la tercera semana del mes de enero y del mes de junio, el director de Servicios Escolares deberá determinar el número de candidatos a graduación [1] y revisar en el “Reporte por campus” de la bitácora del inventario de documentos las existencias de formatos en estatus “Recibido en el campus “[2] y determinar la cantidad de formatos  que deberán comprarse, por tipo, para atender la demanda de la siguiente graduación.
  	Una vez determinada la necesidad, el Director de Servicios Escolares deberá capturar la cantidad por formato en la tabla de Solicitud de documentos oficiales en el Entorno de Servicios Escolares a más tardar el 20 de enero y el 20 de junio respectivamente [3].
  	Es importante que el material solicitado sea suficiente para evitar realizar pedidos adicionales, ya que estos serán sometidos a revisión para poder tramitar el Reflexiona correspondiente. Cualquier pedido adicional será autorizado después del trámite del Reflexiona por lo que tendrán un tiempo de respuesta y un costo mayor y por lo mismo sus pronósticos de compra deberán de ser más precisos.

  
  Referencias
  [1] Entorno Servicios Escolares> Procesos> Graduación> Actividades> Identificación de candidatos a graduación
  [2] MSE_001 Manual de administración de la bitácora de inventario
  [3] MSE_002 Manual para solicitud de documentos oficiales
  
  
  

• Realización de la compra

  Cada semestre durante los últimos 10 días del mes de enero y del mes de junio la Dirección de Servicios Académicos generará el reporte consolidado de la petición de material de todos los campus, con la finalidad de:
  
  

  	Determinar la cantidad de documentos oficiales a comprar por tipo de acuerdo a la información proporcionada por el campus en la Solicitud de documentos oficiales [1].
  	Definir, en conjunto, con el proveedor, los tiempos de entrega por campus.
  	Publicar las fechas de entrega acordadas en el Calendario de Documentos oficiales [2]
  	Comunicar las tarifas a los campus a través de correo operativo y publicación en el Catálogo de documentos oficiales en el Entorno de Servicios Escolares [3]
  	Realizar el reflexiona correspondiente bajo el evento Graduación mmm-aaaa [4].
  	Realizar las cestas de compra por proveedor [5]
  	Dar de alta en  la bitácora del inventario los folios pedidos, la orden de compra. [6]

  
  Referencias
  [1] MSE_002 Manual para la Solicitud de documentos oficiales
  [2] MSE_004 Manual para la administración de calendarios
  [3] MSE_003 Manual para la administración del catálogo de documentos
  [4] Tutoriales Reflexiona 4.0
  
  • ¿Cómo ingresar a Reflexiona?
    ¿Qué es el tablero de control de Reflexiona?
    Reflexión para evento.
    Reflexión para gastos de operación.
    Reflexión para proyecto.
    Cancelación de Reflexiona.
    Seguimiento de petición como usuario.
    Seguimiento de petición como Líder.
    Autorización de Reflexiona como Líder.
    [5] Manual Generación de cesta de compra
    [6]MSE_001 Manual de administración de la bitácora de inventario
    
    
    

• Envío de formatos a los campus

  Durante las dos primeras semanas de julio y noviembre de cada año, la Dirección de Servicios Académicos:
  
  

  	Se asegurará de que el proveedor envíe los pedidos a los campus en las fechas acordadas. Las fechas de entrega se deberán publicar en el calendario de actividades de escolar [1]
  	Actualizará la bitácora de documentos oficiales cambiando al estatus de “Enviado al campus” a todos los folios contenidos en el paquete y capturará el nombre de la mensajería y el número de guía de los envíos. [2]

  
  Referencias
  [1] MSE_004 Manual para la administración de calendarios
  [2] MSE_001 Manual de administración de la bitácora de inventario
  
  
  

• Recepción de formatos en campus

  Cada vez que el Administrador de documentos en el campus reciba un pedido de documentos deberá:
  
  

  	Revisar las etiquetas de los paquetes
  	Realizar un muestreo de folios para asegurarse que llegan completos
  	Actualizar la bitácora del inventario con el estatus “Recibido en el campus” para cada folio [1]
  	En caso de recibir dañado un documento se deberá actualizar el estatus a “Recibido dañado” en la bitácora de inventario [1]
  	Resguardar los documentos en un lugar que cumpla con las características de seguridad establecidas en los lineamientos institucionales

  
  Referencias
  [1] MSE_001 Manual de administración de la bitácora de inventario
  
  
  

• Autorización de entrada al almacén

  Al final de la fecha de entrega, la Dirección de Servicios Académicos:
  
  

  	Generará el reporte de “Recibido por el Campus” desde la bitácora del inventario [1]
  	Lo enviará por correo a ornelas@itesm.mx , junto con el PDF de la orden de compra y la factura en PDF y XML
  	Cambiará el estatus a “En inventario” en la bitácora del inventario [1]

  
  Referencias
  [1] MSE_001 Manual de administración de la bitácora de inventario
  
  
  

• Entrada al almacén

  Almacén al recibir la relación de folios:
  
  

  	Genera la recepción en el almacén
  	Se envía, de manera automática, el folio al proveedor para que pueda subir su factura a revisión [1]

  
  Referencias
  [1]Tutorial para subir facturas al portal de pagos 
  
  

• Pago de facturas

  Cuando el proveedor suba su factura, Servicios Administrativos deberá:
  
  

  	Programar el pago para el proveedor
  	Aplicar el cargo correspondiente a los campus

  
  
  
  

• Destrucción de documentos oficiales sin caligrafía

  

  Para realizar el proceso de destrucción de documentos oficiales sin caligrafía el responsable de la administración de los documentos en cada campus deberá realizar los siguientes pasos:

  	Identificar los formatos foliados y sin caligrafía de su inventario que se encuentren obsoletos o dañados.
  	Elaborar el acta de cancelación y destrucción de documentos oficiales foliados, obsoletos y sin caligrafía en el formato [1].
  	Definir a dos personas de la Dirección de Servicios Escolares del Campus que no tengan relación con documentos oficiales para fungir como verificadores del proceso.
  	Definir fecha y lugar para la verificación.
  	Durante la verificación, uno de los testigos deberá leer la información del acta y el otro deberá revisar el tipo de documento y el folio invisible.
  	Citar a las personas responsables de la destrucción y a los testigos.
  	Durante la destrucción, una de las personas de Servicios Escolares deberá leer los datos del documento a destruir mientras el otro revisa que sea el documento y se asegura de que sea destruido.
  	Al terminar el proceso, todas las personas involucradas en el mismo deberán firmar el acta.
  	El acta deberá tener el sello de la Dirección de Servicios Escolares.
  	El responsable de los documentos oficiales del campus deberá actualizar la bitácora de documentos oficiales con la información del acta y subir el acta al entorno de Servicios Escolares [2].
  	Si la trituración se llevará a cabo con el proveedor autorizado, fuera de las instalaciones del campus, el acta [3] se deberá llenar con la información de los documentos que se enviarán en cada caja para ser triturados.

  
  Referencias
  [1] DSE_DO_0001 Acta de  cancelación y destrucción de documentos foliados y sin caligrafía.
  [2] MSE_005 Manual de registro de actas en el Entorno de Servicios Escolares.
  [3] DSE_DO_0004 Acta de  cancelación y destrucción de documentos foliados y sin caligrafía con proveedor trituración.
  
  

• Destrucción de documentos oficiales con caligrafía

  
  

  Para realizar el proceso de destrucción de documentos oficiales foliados y con caligrafía, el responsable de la administración de los documentos en cada campus deberá realizar los siguientes pasos:

  	Identificar los formatos con caligrafía que no se entregaron al alumno por cualquier motivo y seguir el procedimiento de cancelación de timbres - hologramas descrito en el entorno de Servicios Escolares en la sección Procesos>Trámites SEP>Servicios>Solicitud de cancelación de hologramas [3].
  	Elaborar el acta de cancelación y destrucción de documentos oficiales foliados y sin caligrafía en el formato [1].
  	Definir a dos personas de la Dirección de Servicios Escolares del Campus que no tengan relación con documentos oficiales para fungir como verificadores del proceso.
  	Definir fecha y lugar para la verificación.
  	Durante la verificación, uno de los testigos deberá leer la información del acta y el otro deberá revisar en el documento el nombre del alumno, carrera, folio invisible, tipo de formato, nivel, matrícula y timbre-holograma en caso de tenerlo.
  	Citar a las personas responsables de la destrucción y a los testigos.
  	Durante la destrucción, una de las personas de Servicios Escolares deberá leer los datos del documento a destruir mientras el otro revisa que sea el documento y se asegura de que sea destruido.
  	Al terminar el proceso, todas las personas involucradas en el mismo deberán firmar el acta.
  	El acta deberá tener el sello de la Dirección de Servicios Escolares.
  	El responsable de los documentos oficiales del campus deberá actualizar la bitácora de documentos oficiales con la información del acta y subir el acta al entorno de Servicios Escolares [2].

  
  
  Referencias
  [1] DSE_DO_0002 Acta de  cancelación y destrucción de documentos foliados y con caligrafía.
  [2] MSE_005 Manual de registro de actas en el Entorno de Servicios Escolares.
  [[3] Formato de carta de cancelación
  
  

• Destrucción de documentos oficiales sin folio invisible

  

  En caso de contar con documentos oficiales obsoletos sin folio invisible, el responsable de la administración de los documentos en cada campus deberá realizar los siguientes pasos:
  
  Proceso de destrucción de documentos oficiales sin folio

  	Identificar los formatos sin folio invisible de su inventario que se encuentren obsoletos o dañados.
  	Elaborar el acta de cancelación y destrucción de documentos oficiales en el formato correspondiente, ya sea con o sin caligrafía [1] ó [2]. Registrando que se trata de formatos sin folio invisible. Por ejemplo:   Tipo de documento Folio invisible Motivo de la destrucción 20 Títulos profesionales Sin folio invisible Obsoletos
  	Definir a dos personas de la Dirección de Servicios Escolares del Campus que no tengan relación con documentos oficiales para fungir como verificadores del proceso.
  	Definir fecha y lugar para la verificación.
  	Durante la verificación, uno de los testigos deberá leer la información del acta y el otro deberá revisar el tipo de documento y el folio invisible.
  	Citar a las personas responsables de la destrucción y a los testigos.
  	Durante la destrucción, una de las personas de Servicios Escolares deberá leer los datos del documento a destruir mientras el otro revisa que sea el documento y se asegura de que sea destruido.
  	Al terminar el proceso, todas las personas involucradas en el mismo deberán firmar el acta.
  	El acta deberá tener el sello de la Dirección de Servicios Escolares.
  	El responsable de los documentos oficiales del campus deberá subir el acta firmada al entorno de Servicios Escolares [3].
  	Si la trituración se llevará a cabo con el proveedor autorizado, fuera de las instalaciones del campus, el acta [4] se deberá llenar con la información de los documentos que se enviarán en cada caja para ser triturados.

  
  Referencias
  [1] DSE_DO_0001 Acta de  cancelación y destrucción de documentos foliados y sin caligrafía.
  [2] DSE_DO_0002 Acta de  cancelación y destrucción de documentos foliados y con caligrafía.
  [3] MSE_005 Manual de registro de actas en el Entorno de Servicios Escolares.
  [4] DSE_DO_0004 Acta de  cancelación y destrucción de documentos foliados y sin caligrafía con proveedor trituración.
  
  

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