Roles y responsabilidades

• Dirección de Servicios Académicos

  La Dirección de Servicios Académicos es responsable de:
  
  

  	Definir los formatos de documentos oficiales apegado a los lineamientos de normatividad e imagen institucional
  	Definir los lineamientos y procesos para la administración y resguardo de documentos oficiales
  	Definir la nomenclatura de folios para cada Campus y tipo de documento
  	Realizar la compra de documentos oficiales
  	Dar seguimiento al envío de formatos a los campus
  	Asegurar el correcto funcionamiento del proceso en los campus
  	Monitorear la calidad de los formatos

  
  

• Director de Servicios Escolares del Campus

  El Director de Servicios Escolares del campus es responsable de:
  
  

  	Definir la necesidad de inventario, austero y suficiente, de documentos oficiales acorde a la demanda de su campus.
  	Nombrar un administrador de documentos oficiales para el campus y notificar a la Dirección de Servicios Académico
  	Proveer de un lugar para resguardo acorde a los lineamientos institucionales
  	Asegurar que el proceso se realice acorde a los lineamientos institucionales

  
  

• Administrador de documentos oficiales del Campus

  El Administrador de documentos oficiales es responsable de:
  
  

  	Recibir los documentos oficiales
  	Mantener en resguardo seguro los documentos oficiales en el campus
  	Realizar el inventario físico de formatos, al menos una vez por semestre
  	Mantener actualizada la bitácora de inventario de su campus

  
  

• Abasto Estratégico

  Abasto Estratégico es responsable de:
  
  

  	Seleccionar proveedores para documentos oficiales
  	Negociar contratos y tarifas
  	Firmar acuerdos de servicio con los proveedores

  
  

• Almacén

  Almacén es responsable de:
  
  

  	Generar la entrada de mercancía en la plataforma institucional de almacenes
  	Enviar folio al proveedor para que pueda subir su factura

  
  

• Servicios Administrativos

  Servicios Administrativos es responsable de:
  
  

  	Realizar el pago de facturas
  	Realizar la aplicación de cargos a las cuentas de los campus de acuerdo a las solicitudes realizadas

  
  

• Responsabilidades para la destrucción de documentos oficiales

  	Es responsabilidad de la Dirección de Servicios Académicos:
  		Definir y actualizar los lineamientos para la destrucción de los documentos oficiales.
  		Vigilar el cumplimiento del proceso y revisar que se generen las actas de destrucción correspondientes y que se registren en el Entorno de Servicios Escolares.
  	Es responsabilidad del Director de Servicios Escolares del campus:
  		En caso de llevarse a cabo la trituración en el campus: Proveer de un lugar y las herramientas necesarias para la destrucción de documentos oficiales que cumpla con las disposiciones de seguridad definidas en este documento. Asegurar que la destrucción de los documentos oficiales en su campus se realice de acuerdo con las disposiciones de este manual. En caso de contar con documentos ya firmados por las autoridades del Instituto, pero que no se vayan a utilizar por cualquier razón, estos deberán ser triturados en el mismo campus.
  		Si la trituración se llevará a cabo con el proveedor autorizado, fuera de las instalaciones del campus: Asegurar que las cajas van protegidas para que los documentos lleguen completos con el proveedor. En caso de requerir estar presente durante el proceso de trituración, favor de solicitarlo al correo (olabadie@itesm.mx).
  	Es responsabilidad del Administrador de documentos oficiales:
  		Coordinar y vigilar el proceso de destrucción de documentos oficiales en el campus.
  		Generar el Acta de destrucción correspondiente y subirla al entorno de Servicios Escolares.
  	Es responsabilidad de los testigos:
  		Constatar que el proceso se lleva a cabo de acuerdo con lo dispuesto en este manual y firmar las Actas de destrucción correspondientes.
  		Cuando el proceso se lleve a cabo con el proveedor autorizado, fuera del campus, los testigos deberán estar presentes al momento de empacar los documentos y firmar las actas de acuerdo con lo enviado a trituración.
  	Es responsabilidad del proveedor de trituración:
  		Revisar que el material recibido para trituración coincide con el listado enviado por el campus.
  		Llevar a cabo la destrucción de los documentos en tiempo y forma en un lugar que cumpla con las disposiciones de seguridad definidas en este manual.
  		Entregar a la Dirección de Servicios Académicos las fotos de la trituración.

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