Normatividad

• Terminología

  Documento oficial: Se considera documento oficial a todo aquel formato impreso en papel seguridad utilizado para la emisión de documentos que avalen los estudios de un alumno en el Tecnológico de Monterrey. Los documentos oficiales son aquellos utilizados para la emisión de:
  
  

  	Certificado de estudios (español e inglés)
  	Constancia de historia académica
  	Forma de autorización de expedición de título profesional
  	Forma de autorización de expedición de grado académico
  	Acta de examen y autorización de la expedición de grado académico
  	Diploma de bachiller (campus y Prepanet)
  	Título profesional
  	Diploma de especialidad
  	Grado académico de maestría
  	Grado académico de doctorado
  	Mención honorífica
  	Mención honorífica de excelencia
  	Duplicado de título, grado académico, mención honorífica o mención honorífica de excelencia.

  
  Inventario austero en el campus: Es la cantidad mínima que debe existir de un documento oficial para atender la demanda de servicios de los alumnos de un campus.
  El inventario para los formatos relacionados a la graduación deberá calcularse en base al pronóstico de graduandos para el siguiente semestre más un 10%.
  El inventario para constancias de historia académica se debe determinar de acuerdo a la demanda histórica en el campus.
  
  Necesidad de compra: Es la cantidad de documentos que se requiere comprar para contar con un inventario austero en el campus
  
  Destrucción de documentos oficiales:

  	Caligrafía
  	Es la impresión del nombre del alumno, nombre del plan, carrera o grado académico, fecha de graduación, etc.
  	Documentos oficiales dañados
  	Son los formatos foliados que se han estropeado. Por ejemplo: los que se hayan doblado, rayado, mojado o que tengan fallas de impresión.
  	Documentos oficiales obsoletos
  	Son los formatos foliados que ya no se van a utilizar debido a que han cambiado en forma o en contenido. Por ejemplo: modificaciones en firmas o cambios de imagen.
  	Impresión con error
  	Se refiere a las fallas en la caligrafía. Como por ejemplo un nombre mal escrito o que se haya corrido la tinta.
  	DOTS
  	Dirección Operativa de Trámites con la SEP.
  	Timbre-holograma
  	Es la autenticación–legalización por parte de la Secretaría de Educación Pública.

  
  
  

• Compra de documentos oficiales

  La compra de formatos para documentos oficiales solo podrá realizarse a través del Entorno de Servicios Escolares y con los proveedores autorizados por Abasto Estratégico.
  
  La compra se realizará 2 veces al año de acuerdo a las necesidades definidas por el Director de Escolar del campus en el formato de solicitudes de compra.
  

• Control de documentos oficiales  

  Para asegurar el control de documentos oficiales se deberá atender a las siguientes disposiciones:
  
  a. Foliación.- Los documentos oficiales llevarán, de imprenta, el folio correspondiente de acuerdo a las siguientes reglas:
  
  

  Tipo de documento	Reglas de foliación	Ejemplo
  Diplomas, títulos, grados y menciones	El folio se compone de las siglas del Campus+”-“+ año a dos posiciones + # consecutivo de 4 posiciones iniciando cada año con 0001 El número de folio se imprime, con tinta invisible, en la esquina inferior derecha del reverso del formato.	CEM-15-0001
  Actas, certificados y constancias	El folio se compone de las siglas del Campus+”-“+ año a dos posiciones + # consecutivo de 4 posiciones iniciando cada año con 0001 El número de folio se imprime con tinta color rojo, en la esquina superior derecha del anverso del formato.	CEM-15-0001

  
  b. Los proveedores de formatos deberán entregar pedidos completos a los campus de acuerdo a los tiempos negociados en contrato.
  
  c. Registro en la Bitácora de inventario por formato.- El control de documentos oficiales deberá llevarse de manera puntual, es decir, por folio, en la bitácora de inventario correspondiente, de tal forma que en todo momento se pueda consultar el estatus de estos importantes documentos y el inventario de los mismos. Estas bitácoras se encuentran disponibles en el entorno de Servicios Escolares en la sección Procesos > Documentos oficiales y su actualización compete a todos los responsables descritos en este documento.
  
  

• Resguardo de documentos oficiales

  El lugar seleccionado para el resguardo de documentos oficiales dentro del campus deberá cumplir con las siguientes características:

  	Lugar cerrado dentro del campus
  	Exclusivo para el resguardo de formatos y documentos oficiales
  	Monitoreo 24 hrs con cámaras de seguridad
  	Resguardado de humedad. El control de humedad recomendado para que el papel mantenga sus propiedades es de 30% a 35%
  	Con al menos un extintor vigente
  	Con puerta con acceso controlado con identificación de huella digital o tarjeta de código de barras y software de administración de entradas y salidas.
  	Como máximo 3 personas autorizadas

  
  En el resguardo deberá considerarse:
  
  

  	Intercalar una hoja de papel delgado entre cada formato de diploma, título, grado, mención honorífica o mención honorífica de excelencia, para evitar que, si el formato es almacenado por mucho tiempo, el grabado del anverso dañe el reverso del documento adjunto.
  	Envolver cada caja en bolsas de plástico negro para evitar que pierdan su color blanco original con el tiempo
  	Etiquetar cada bolsa con el tipo de documento, cantidad contenida y fecha de empacado. Las etiquetas deben ser tamaño oficio con letra Arial 70 y deben quedar visibles en cada paquete. El nombre del documento debe coincidir exactamente con el nombre definido en el catálogo de documentos oficiales.
  	Los paquetes no deben estar a ras de suelo, para ello se deberá utilizar alguno de los siguientes tipos de almacenaje:
  	1 Almacenamiento sobre estantería metálica
  	2 Almacenamiento en pilas, con pallets y sobre el suelo.
  	3 La estiba máxima recomendada es de 3 x 3 x 3.

• Lineamientos para la destrucción de documentos oficiales

  Cada período académico después del proceso de graduación es importante realizar la revisión del inventario de documentos oficiales para depurarlo y evitar conservar documentos obsoletos y dañados que representan costos innecesarios de resguardo y control.
  
  

  Tiempo
  A más tardar 20 días hábiles posterior a la graduación, el responsable de los documentos oficiales en el campus deberá realizar el proceso de documentación del material que no se entregó al alumno por cualquier motivo. El inventario, registro en el entorno y la destrucción de los documentos oficiales obsoletos deberán llevarse a cabo en un período no mayor de 60 días naturales posteriores a la fecha de graduación.
  Documentos oficiales que deberán destruirse
  Los documentos oficiales que deberán destruirse en cada período son:
  	Documentos obsoletos por cambio de formato, firmas o información del alumno.
  	Documentos dañados.
  	Material de alumnos que no se graduaron. En caso de que estos  documentos ya cuenten con las firmas de las autoridades del Instituto, deberán ser triturados en el mismo campus.
  Documentación
  La destrucción deberá documentarse a través de:
  	El acta de cancelación y destrucción de documentos oficiales foliados y con caligrafía.
  	El acta de cancelación y destrucción de documentos oficiales foliados, obsoletos y sin caligrafía.
  	La bitácora de documentos oficiales del período.
  Especificaciones de seguridad para la destrucción
  	La destrucción de los documentos oficiales deberá realizarse en el campus o bien fuera de el a través de un proveedor autorizado por la dirección de Servicios Académicos.
  	El proceso se deberá llevar a cabo en un lugar cerrado con acceso restringido.
  	El proceso deberá ser video grabado en todo momento mediante circuito cerrado y documentado con fotografías.
  	Al momento de ejecutarse el proceso solo el responsable del triturado y los testigos deberán estar en el recinto.
  	Los documentos deberán ser triturados al nivel 2 de seguridad (tamaño de partícula de 2 a 6 mm). El papel triturado deberá enviarse a una empresa de confinamiento y transformación química en material reciclado.
  Sanciones por incumplimiento
  	La generación de las actas y su registro en el entorno nos ayuda a contar con la información organizada para el proceso de auditoría.
  	La falta de registro de las actas en el entorno, así como cualquier irregularidad detectada en la generación y manejo de las mismas quedará registrada en el formato de notificación por incumplimiento [1]. Teniendo un máximo de 3 notificaciones antes de proceder con la penalización correspondiente que consistirá en una calificación de nivel 2 en desempeño para el responsable de los documentos oficiales.

  Referencias
  [1] DSE_DO_0003 Formato de notificación por incumplimiento.
  [2] MSE_006 Manual para la destrucción de documentos oficiales
  
  
  

• Registro de acta administrativa por extravío de documentos oficiales

  La persona responsable del manejo de los documentos oficiales en el campus deberá informar de inmediato al Departamento de Documentos Oficiales cualquier situación de riesgo o de extravío de los documentos.
  
  

  Responsable del proceso: Odette Labadie Correo: olabadie@itesm.mx Intercampus: 80 689 2530

  
  La rapidez con que se actúe en ese momento aumenta las probabilidades de recuperar un documento extraviado.
  
  En caso de no tener éxito para recuperar el documento, se deberá realizar el acta administrativa correspondiente [1] y registrarla en el Entorno de Servicios Escolares [2].
  
  Referencias:
  
  [1] DSE_DO_0005 Acta administrativa por extravío de documentos oficiales
  [2] MSE_007 Manual de registro de actas por extravío de doctos en el Entorno de Servicios Escolares
  
  Registro de acta por extravío
  
  
  

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